La necesidad de automatizar cargas de trabajo y hacer más con menos se ha convertido en una realidad.

 

Situación actual

El nivel de digitalización a través de la gestión de flota en máquinas suele ser bajo, accede aqui al webinar donde encontrarás soluciones a este tema. El cliente puede básicamente ver dónde están las máquinas y generalmente no se utiliza dicho servicio para lanzar eventos automatizados, capturar horas máquina ni para lanzar avisos sobre revisiones de mantenimiento preventivo de manera automática. Tampoco se suele disponer de un panel de control donde poder ver el estado general de la flota. Además, a pesar de disponer de un sistema de gestión de flota, el nivel de digitalización y automatización de tareas repetitivas asociadas a la operativa diaria suele estar por debajo del 5%.

 

Areas de mejora detectadas.

• Las horas máquina se recogen de forma manual, y debido a esto suelen existir desviaciones y falta de control en las revisiones de mantenimiento preventivo, sobre todo si la máquina se alquila por largos periodos de tiempo. Este sistema también provoca que en algunos casos se hagan más revisiones de la cuenta, como consecuencia aunque se disponga de un GMAO (Plataforma de gestión del mantenimiento) las horas máquina se recogen e introducen manualmente. Además el cliente no suele disponer de un panel de control que muestre el estado de la flota de manera rápida.

 

• El combustible utilizado por cada máquina y el repostado de combustible en máquinas diésel se controla de manera manual, siendo el personal de taller el que apunta los repostajes, y el personal de oficina el que lo introduce en el sistema de gestión. Esto tiene como consecuencia una pérdida de tiempo en tareas repetitivas que no aportaban valor.

 

• El control de dónde se encuentra cada una de las máquinas (Preparación, preparadas, taller, en ruta hacia el cliente, volviendo a central, etc) no es automático, por lo tanto se pierde tiempo en llamadas entre oficina y taller para localizar dichas máquinas y conocer si están listas para ser alquiladas o no.

 

• El cliente no tiene constancia de cuándo sale y cuando va a recibir la máquina a no ser que se comunique vía telefónica. Así, se puede mejorar mucho la calidad de servicio al cliente compartiendo un link temporal automáticamente y con la posición en tiempo real de la máquina una vez esta sale de la central en dirección al cliente. De esta manera el cliente puede conocer en todo momento la posición de la máquina sin tener que realizar llamadas.

 

• Los alquileres se controlan en muchos casos a través de un Excel o un GMAO que no está conectado con el sistema de gestión de flota, lo cual hace el proceso farragoso y lento. Se podrían por tanto comunicar ambas plataformas de tal manera que la información fluya de manera automática y digital entre ellas, manteniendo por tanto un control automático de dónde están las máquinas, en qué fase (taller, preparación, preparadas, etc) o en qué cliente. El mismo sistema de control de alquiler podría en un futuro aportar información sobre qué clientes han alquilado qué máquinas, cuántas horas, cuándo, cómo, donde han estado, etc. Toda esta información podría ser utilizada para extraer información sobre el retorno de la inversión de cada máquina y por tanto del desempeño del negocio.

 

Mejoras de implantación inmediata a través de la digitalización de la gestión de flota.

• Recogida de horas en remoto, evitando trabajo manual tanto del técnico como de la persona que alimentaba al software de mantenimiento.
• Generación de avisos de revisiones preventivas automatizados, disponiendo por tanto un control más exhaustivo.
• Parada de máquina en remoto en caso necesario.
• Avisos e informes automatizados sobre máquinas trabajando fuera del horario estipulado, por ejemplo en fin de semana.
• Captura del nivel de combustible y repostaje de las máquinas de manera automática, siendo enviada digitalmente al correspondiente software de gestión.
• Aviso en tiempo real e informes sobre inclinación de máquina para evitar accidentes y poder documentar en caso de incidente o accidente.
• Aviso de paso de la máquina entre diferentes fases; máquina en preparación, máquina preparada, máquina en el taller, llegada a cliente X, etc.
• Aviso automatizado por mail con link temporal de salida y llegada de la máquina al cliente.
• Conexión del sistema de gestión de flota con las diferentes plataformas que forman parte de la operativa normal de la empresa para mejorar el control y evitar tareas manuales, consiguiendo así la generación de valor de los datos recogidos. Encuentra aquí un caso de éxito.

 

Utilizando el 100% de los datos generados por la gestión de flota para generar valor.

Una vez implantada la gestión de flota, esta se podría conectar con el resto de plataformas utilizadas por el cliente vía API. De esta manera el 100% de los datos generados por la plataforma de gestión de flota podrían ser utilizados para generar valor, ya que los datos recogidos de las máquinas son enviados al sistema de gestión de flota que a su vez alimenta automáticamente otros sistemas como por ejemplo el software de gestión de alquileres GMAO o también ERP. Esto permitiría por tanto automatizar y digitalizar todas aquellas acciones repetitivas como por ejemplo la generación de facturas, sumando y adjuntando automáticamente un informe con los cargos adicionales por trabajo en fin de semana por ejemplo. Además esta información puede ser fácilmente compartida a los diferentes actores que intervienen en la gestión del alquiler, generando por tanto un sistema de gestión de flota que además de geo-localizar las máquinas automatice y digitalice muchísimas tareas manuales de la operativa diaria y genere valor a través de los datos.